Một số lưu ý trong việc công chứng văn bằng, sổ sách

Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ. Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

Đây là một văn bản rất quan trọng nhưng không phải ai cũng biết và thực hiện, vừa mất thời gian vừa mất tiền bạc một cách vô lý.
Một số nội dung cần lưu ý:

Điều 4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc.
Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Phòng Tư pháp cấp huyện) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

b) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

4. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

CHỨNG THỰC CHỮ KÝ

Điều 17. Thủ tục chứng thực chữ ký

1. Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;

b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó.

2. Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

3. Người thực hiện chứng thực phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực; địa điểm chứng thực; số giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp; chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

Điều 18. Chứng thực chữ ký của người dịch

1. Người dịch phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch.

2. Người dịch phải cam đoan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

3. Việc chứng thực chữ ký của người dịch được thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 17 của Nghị định này.

4. Trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ "BẢN DỊCH" vào chỗ trống phía trên bên phải. Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của giấy tờ cần dịch.

Điều 19. Thời hạn chứng thực chữ ký

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 3 ngày làm việc.

Nếu công dân có thể tự dịch văn bản cần chứng thực đồng thời thoả mãn đủ các yêu cầu trên thì không cần phải thông qua đội ngũ cộng tác viên dịch thuật.

Như vậy bản thân mỗi người có thể tự dịch và yêu cầu chứng thực chữ ký của mình vào bản dịch đó mà không cần nhờ đến cộng tác viên của phòng Tư pháp nếu người đó có đủ khả năng và có đủ các giấy tờ chứng minh kèm theo.

Hiện nay các phòng Tư pháp quận huyện có đội ngũ cộng tác viên chuyên dịch các văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng việt trong trường hợp người yêu cầu chứng thực có nhu cầu. Đội ngũ cộng tác viên dịch thuật hình thành là nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân trong việc dịch thuật các giấy tờ, văn bản khi người dân không tự dịch thuật được hoặc không hội đủ các điều kiện theo quy định của Nghị định 79.

Đơn vị chứng thực không được đưa ra yêu cầu "Phải là cộng tác viên mới được phép dịch văn bản sang tiếng nước ngoài", điều đó là hoàn toàn sai quy định.

Hiện nay, việc quản lý đội ngũ cộng tác viên dịch thuật và quản lý chất lượng dịch thuật thì pháp luật còn bỏ ngõ; cũng như vấn đề dịch thuật nội dung trong văn bản, giấy tờ giữa mỗi người dịch còn chưa thống nhất, chưa đảm bảo ngữ nghĩa từ giữa Tiếng Việt với tiếng nước ngoài.

Theo Điều 22 của Nghị định 79 quy định "Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình trong bản dịch mà dịch sai gây thiệt hại cho người khác thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật".

Pháp luật cũng đã cho phép công dân trong việc thực hiện công chứng, chứng thực có thể liên hệ giải quyết thủ tục ở bất kỳ địa phương nào chứ không phụ thuộc vào nơi cư trú của công dân.